Poniżej znajdziesz kilka wskazówek jak pisać e-maile w ramach zasad netykiety. Do zastosowania prywatnie a już na pewno w ramach prowadzenia działalności gospodarczej i komunikacji w biznesie.
Netykieta to zbiór zasad dotyczących dobrego zachowania w Internecie.
Rady jak pisać wiadomości e-mail sformułowałem na bazie doświadczeń z klientami oraz własnej skrzynki odbiorczej.
Jeżeli nie chcesz zniechęcić do siebie adresata wiadomości skorzystaj z poniższych rad:
Stosowny adres e-mail
Jest to podstawa w komunikacji e-mail. Najlepiej gdybyś posiadał/a adres e-mail zbudowany z Twojego imienia i nazwiska ([imie][nazwisko]@twojadomena.pl).
Nazwa powinna być łatwa do zanotowania i dyktowania, więc w miarę możliwości unikaj „losowych” ciągu znaków jak np.: fhj23ut56@wp.pl.
Inną kategorią nieodpowiednich adresów są adresy „prywatne/śmieszne”. Mające swoje uzasadnienie w portalach randkowych np.: „amant76@onet.pl”, „twojaewelineczka96@interia.pl”. Jak zareagujesz na wiadomość od „penetrator69@buziaczek.pl” w ramach oficjalnej korespondencji?
Ciężko uwierzyć? Póki nie zobaczyłem wiadomości wysyłanych w ramach rekrutacji do firm, dla których rekrutowałem to również nie zdawałem sobie sprawy ze skali problemu.
Temat wiadomości to ważna rzecz
Kategorycznie brak tematu w wiadomości e-mail jest brakiem szacunku do adresata. Pomijam sytuację, gdzie brak tematu może spowodować pominięcie przeczytania wiadomości. Gdy codziennie otrzymuje się dziesiątki maili – ofert, maili transakcyjnych, standardową korespondencję czy też ulubiony SPAM, pominięcie takiego e-maila nie stanowi problemu.
Uzupełnienie tematu to tylko chwila.
Struktura wiadomości e-mail
Pisanie listów papierowych jest już co prawda na wymarciu. Co poniektórzy pamiętają jednak, że każdy list musiał posiadać odpowiednią strukturę. Podobnie podejdź do wiadomości e-mail. Niech ma swój początek i koniec.
Nie zapomnij o zwrotach grzecznościowych dostosowanych do adresata – inaczej rozmawiasz z przyjacielem, a inaczej z dyrektorem szkoły lub firmy. Jeżeli napisałeś/aś wiadomość formalnie a odpowiedź została napisana „luźniej” dostosuj się do niej w przyszłości. Uważaj jednak by nie przekroczyć linii spoufalania się.
Pamiętaj o ortografii i poprawności gramatycznej. Szczególnie w korespondencji służbowej unikaj emotikonów i popularnych swego czasu „łańcuszków”.
Stopka wiadomości
Jakże ważna w korespondencji służbowej jest stopka. Obowiązkowo powinna zawierać Twoje stanowisko, nazwę firmy, dane kontaktowe. Podpis z imienia i nazwiska powinien znaleźć się między treścią wiadomości a samą stopką.
Osobiście korzystam oraz staram się przekonywać klientów do stosowania niniejszego formatu oraz struktury – Stopka tekstowa (plaintext). Delimiter i do 4 linii informacji. Pozdrowienie i podpis jako treść listu.
Moje e-maile są „Ważne”
Nie stosuj „priorytetu wysokiego” w wiadomościach. Ja wiem, że skrzętnie przygotowana przez Ciebie wiadomość jest WAŻNA. Tym bardziej zależy Ci na szybkiej odpowiedzi.
Gdyby wszyscy używali priorytetu wysokiego to wszystkie odebrane wiadomości miałyby ten sam priotytet i tak naprawdę żadna by nie była ważna. Jak się przyjrzeć to właściwie na tle wszystkich tego typu wiadomości odróżniałaby się wiadomości normalne bez wysokiego priorytetu.
Podobnie jak pogrubienie tekstu, którego używamy, żeby nadać priorytet treści. Gdy wszystko jest ważne to nic nie jest 😉 .
A już na poważnie to wysoki priorytet używaj naprawdę w wyjątkowych sytuacjach.
Załączniki
Gdy dodajesz załącznik do wiadomości – zawsze ale to zawsze wspomnij o tym w treści maila. Większość klientów pocztowych dodatkowo przypomni Ci o dodaniu takowego do wiadomości, jeżeli zapomnisz to zrobić.
Niezliczoną ilość razy otrzymuje wiadomości e-mail z tematem i treścią totalnie niezwiązanych z załącznikiem, brakuje również informacji, że takowy załącznik został dodany. Co powoduje, że załącznik jest przeze mnie nieświadomie pomijany.
Totalnym „kombo” jest sytuacja, gdzie otrzymuje w przedziale kilkudziesięciu minut z 4-8 wiadomości o tym samym temacie i ewentualnie delikatnie zmienionej treści, gdzie załącznika nie ma lub jest.
Szanuj czas adresata
Przedłużając poprzedni punkt z załącznikami – Jeżeli masz wiele pytań do Twojego adresata, nie wysyłaj ich w osobnych wiadomościach e-mail. Korespondencja e-mail to nie komunikacja IM (Instant Messaging) pokroju Messengera itp. czatów.
Naprawdę wystarczy wypunktować tematy, które Cię interesują w formie numeracji.
- Problem
- Temat
- Zagadnienie
Wtem adresat powinien zastosować poniższy schemat odpowiedzi
- Ad 1 Odpowiedź na problem
- Ad 2 Odpowiedź na temat
- Ad 3 Odpowiedź na zagadnienie
Stosując się do powyższej zasady szanujesz czas i skupienie innych osób co jest niezastąpioną zaletą komunikacji asynchroniczej jaką jest komunikacja e-mailowa.
Nie wysyłaj 1 wiadomości do wielu osób
Kategorycznie nie wysyłaj jednej wiadomości do wielu osób równocześnie wpisując wszystkie adresy w jednej linii w komórce formularza „Do”. Jeżeli już musisz wysłać tak wiadomość użyj komórki formularza „kopia ukryta”. Natomiast w komórce „Do” wpisz swój własny adres. Wyjątkiem jest tu sytuacja kontynuacji korespondencji służbowej, w której wymagane jest powiadomienie wszystkich zainteresowanych.
Dlaczego? Wysyłając tak wiadomość udostępnisz wszystkim odbiorcom listę adresów e-mail do których została wiadomość wysłana. Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą sytuacja może obrócić się przeciw Tobie.
Do korespondencji masowej służy odpowiednie oprogramowanie do mass mailingu.
Jeżeli przychodzą Ci do głowy inne punkty to proszę rozwiń je w komentarzach.
Jeżeli spodobała Ci się powyższa treść, podziel się nią z innymi 🙂